Muistilista tapahtuman järjestämiseen

Live tapahtuman järjestämisessä on monta vaihetta, ja nämä on tärkeää aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtuman suunniteltua päivämäärää. Jos sinulla on tapahtuma tulossa, olen kerännyt tähän blogiin lyhyen muistilistan asioista, jotka sinun täytyy tehdä ennen tapahtumasi avajaisia.

  • Budjetti

Kuinka iso budjetti teillä on tapahtumaa varten? Hanki osviittaa aiemmista tapahtumista, ja lisää valistuneita arvauksia esimerkiksi tapahtumapaikan vuokrasta sekä lippu- ja myyntituloista. Budjetti auttaa valintojen tekemisessä ja varmistaa, ettei kustannuksia tule liikaa ja aiheuta tappiota.

  • Tapahtumapaikka

Tapahtumapaikka on yksi tärkeimmistä valinnoista, ja hyvä tehdä heti suunnittelun alussa. Riippuen tapahtumasta voi olla, että rakennatte alueen itse, tai käytätte yksityisiä tilojanne. Jos niin, kannattaa varmistaa, että maanvarainen perustus kestää osallistujamäärän. Tapahtumapaikassa täytyy olla tarpeeksi tilaa ja oikea infrastruktuuri tapahtumaa varten – onko siellä esim. tarpeeksi vessoja ja parkkipaikkoja? Toisaalta, jos tapahtuma on pienempi, kannattaa varoa, ettei osallistujat huku liian suureen alueeseen.

  • Päivämäärä ja Aika

Valitse aika ja päivämäärä, jolloin tavoiteltu osallistujakuntasi pääsee paikanpäälle. Arkipäivinä suurin osa ihmisistä on töissä, joten myöhemmin iltapäivällä tai viikonloppuisin on paras aika, jos et tee yhteistyötä työnantajien kanssa, jolloin osallistujat pääsisivät työpäivän aikana osallistumaan. Jos haluat mahdollistaa laajemman osallistujamäärän osallistumisen, voi tapahtuman striimata livenä – tässä kannattaa valita aika, joka sopii myös eri aikavyöhykkeille (esim. Suomen iltapäivä on Amerikan itärannikolla aamua, joten se voisi toimia.) 

  • Suunnittele Ohjelmaa

Pääpuhuja voi tuoda mukanaan ison lisän osallistujamäärään seuraajistaan, joten käytä tätä hyväksi. Googlaa puhujia ja vaikuttajia, ketkä ovat esiintyneet samantyylisissä tapahtumissa kuin mitä sinä suunnittelet, ja tee heistä lista. Ennen kuin otat heihin yhteyttä, ole selvillä siitä, mitä heiltä haluat, ja kuinka paljon budjetissa on varaa maksaa heille. Harkitse myös työpajoja ja esityksiä.