Tapahtuman järjestäminen – miksi, miten ja missä?

Tapahtuman järjestäminen on helpommin sanottu kuin tehty. On helppo visualisoida mielessään onnistunut tapahtuma, jossa puheensorina raikaa, maittavia tarjoiluja on tarpeeksi ja ihmiset jäisivät mielellään viettämään aikaa vielä virallisen päättymisajankohdan jälkeenkin. Onnistuneen tapahtuman järjestäminen vaatii kuitenkin paljon suunnittelu-, taustoitus- ja organisointityötä, ennen kuin työn hedelmistä päästään nauttimaan.

Miksi järjestää tapahtuma? 

Tapahtuma on oiva keino kutsua ihmiset koolle yhteisen teeman merkeissä. Yksityishenkilöt voivat järjestää juhlia yksityiselämän onnistumisia tai muutoksia juhlistaakseen, esimerkiksi häitä, valmistujaisia, eläkkeelle siirtymistä tai uuteen asuntoon muuttamista. Yritykset voivat järjestää juhlia, jotka luovat yhteishenkeä, vahvistavat tietyn viestin välittämistä asiakasryhmille tai törmäyttävät eri alojen osaajia tai asiakkaita keskenään. Myös erilaiset vuoden kulkuun liittyvät teemat, esimerkiksi itsenäisyyspäivä tai vappu ovat suosittuja juhlan aiheita niin yksityisissä kuin yrityksenkin juhlissa.

Miten järjestää tapahtuma?

Tapahtumaa varten kannattaa pitää useampi palaveri ja aloittaa järjestelyt ajoissa. Tapahtumalle tulee varata paikka, ajankohta, budjetti, vieraat ja tapahtuman tarkoitus. Työnjako on ehdottomasti tärkeimpiä asioita, joista tulee sopia heti aluksi: tarkoitus ei ole kuormittaa tunnollisinta juhlanjärjestäjää ja vapauttaa muita tiimiläisiä juhlimaan. Kun työnjako on suunniteltu ja kaikki tietävät tehtävänsä, sujuu ilta leppoisissa merkeissä. Kriisitilanteisiinkin kannattaa varautua, vaikka se tuntuisikin liioittelulta vielä suunnitteluvaiheessa.

Missä tapahtuman voi  järjestää?

Tapahtumia voi järjestää monissa eri paikoissa, joissa on sallittua kokoontua. Yksityistilaisuudet voidaan järjestää helposti kotona, mikäli tilaa on riittävästi. Vuokrattavia juhlatiloja tarjoavat monet hotellit helsinki alueella. Joidenkin vuokratilojen mukana on mahdollisuus ulkoistaa tarjottavat pitopalvelulle tai vuokrata tilaan baaritiski anniskeluoikeuksin. Yrityksille on olemassa lukuisia juhlatiloja, joita vuokrataan ympäri Suomea.